境外企业法定代表人证明书的证明思路及所需文件参考文

境外企业法定代表人证明书的证明思路及所需文件参考文

浩天信和律师事务所 王沫 刘玉萍
让我们先来看一起案件。
某美国公司因不服商标评审委员会的商标授权行政行为，在起诉期限向北京知识产权法院（以下简称“知产法院”）提起行政诉讼，并申请预立案登记。根据知产法院要求，该公司需要承诺在预立案登记之日起三个月内补充提交经公证认证的主体存续证明、法定代表人身份证明和委托书文件，否则，案件视为自动放弃，法院不再受理。
补充期限内，该公司提交了由美国国务院交由我国使馆认证的主体存续证明文件、由该公司董事长签署的委托书及法定代表人证明书。法院认定，该公司未提交相关文件证明法定代表人证明书的签署人具有代表公司签署文件的权限。因此，法定代表人证明书无效，且无合理理由延期，该案件视为未提交起诉材料。
实践中，境外企业法定代表人身份证明签署的效力是经常出现的问题。对于中国大陆企业而言，法定代表人证明书加盖公章即可。然而，其他国家或法域内不一定采用印章制，因此，法定代表人身份证明签署的效力问题成为实践中的难点，也是涉外案件受理的关键所在。
根据《北京知识产权法院行政案件起诉预登记办理指南（试行）（征求意见稿）》第二十四条规定，获得法定代表人或授权代表人身份可以由董事会或股东会决议授权，也可以由有权签署该证明文件的董事或其他人员授权。申请人所在国有关机关认可法人或其他组织印章效力，或者申请人已将其印章底版及效力说明在所在国登记机关备案的，亦可以加盖印章。上述情形须提交相关证明文件。
然而在实践中，对于获得法定代表人或授权代表人身份的证明思路及证明文件，尚无办理规范。据此，笔者结合代理经验及案例，提供几种已被法院认可的证明思路及文件供参考。
董事会或股东会决议授权
案例：某爱尔兰公司因不服商标评审委员会的商标授权行政行为，向知产法院提起行政诉讼，法定代表人证明由两位公司董事签署。关于两位董事的签署权限，证明思路及所需文件如下：
公司召集全体董事召开董事会，在董事会纪要中记载，两名董事有权单独或共同代表公司对外签署文件；公司全体董事名录及信息记载于当事人所在地公司注册局备案的商业登记证。上述董事会纪要及商业登记证均经公证认证。
通过该案件，有几方面需要注意：首先，董事会纪要、董事会或股东会决议需要明确记载签署权限；第二，若非全体股东或董事参与，则另需提供当事人所在地法律或其他文件证明董事会或股东会的有效召开；第三，参与董事会或股东会的董事或股东名录须由官方出具或经由官方备案的文件明确记载。当事人公司官方网站所记载的内容，不能作为证明依据。
有权签署法定代表人证明书的董事或其他人员授权案例：某瑞士公司因不服商标评审委员会的商标确权行政行为，向知产法院提出行政诉讼，法定代表人证明书由公司代理人签署。关于该代理人的签署权限，证明思路及所需文件如下：
公司董事长出具授权委托书，授予代理人有权单独代表公司对外签署文件的权利；公司董事长职位及信息记载于当事人所在地商业登记局备案的商业登记簿；瑞士联邦法规定，公司每一位董事有权代表公司。上述授权委托书、商业登记簿均经公证认证。
通过该案件，有几方面需要注意：首先，签署权限的委托书需要注意授权的期限，若逾期则该授权法院不予认可；其次，法律须在政府、法院等官方网站上下载，须注明下载步骤且提供法院指定的翻译机构出具的翻译件，无须进行公证认证。
加盖印章
案例：某日本企业因不服商标评审委员会的商标确权行政行为，向北京知产法院提出行政诉讼，法定代表人证明书上加盖公司印章，证明思路及所需文件如下：
公司提供神户地方法院出具的印章证明书。该印章证明书经公证认证。
通过该案件，有几方面需要注意：首先，知产法院已经认可日本采用印章制，但若为其他国家的当事人，则须提供法律证明印章效力；第二，除法律外，当事人还须提供官方机构出具的印章证明书等，以证明印章进行备案且合法有效。
知产法院实行起诉预登记制度，经公证认证的主体资格文件、法定代表人证明书及授权委托书须在指定期限内提交，即预登记之日起三个月内。法院可以接受的延期理由仅限于不可抗力（如海啸、地震、军事冲突等），或其他不属于当事人自身的原因（如邮寄文件过程中将文件丢失、当地政府延误办理等），且上述情形均需要当事人提供相应证据。因此，虽然境外当事人的登记立案程序较为复杂，但为了保障案件顺利受理，代理人应尽早全面地指导当事人提供相关材料，必要时可在公证认证及翻译文件前去法院立案庭进行咨询。
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王沫 律师
知识产权
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刘玉萍 合伙人
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