完整揭秘2000人的华为秘书体系，这才是服务解放生产力！

作者：陈祖鑫，华夏基石e洞察特约撰稿人，HR实名俱乐部创始人
来源：HR实名俱乐部（ID：hr_club）
华夏基石e洞察经HR实名俱乐部授权，文章仅代表作者个人观点
管理咨询及内容合作：szy20121014（微信）
华为秘书是什么意思？
华为秘书体系隶属于公司人力资源部，是公司人力资源一支重要保障队伍，目前华为全球秘书约2000人，深入公司各部门各BG，支撑工作连续性开展。
华为秘书体系早在1998年即引进英国NVQ(National Vocational Qualification) 文秘(行政管理)职业标准体系，是华为任职最早推行和完善的体系之一。总的来说，华为文秘体系专业化程度在国内及业界均为领先地位.。
任正非说，秘书是走向管理者的通道，秘书就是管理者。管理最初级就是秘书。80%-90％的例行工作是由秘书进行管理，秘书有处理例行问题的权力，华为公司有很多高层领导都是出自秘书。
华为秘书要做什么的？
可以看一下华为某研究所秘书JD（岗位说明）
（一）岗位职责
1、管理主管日常事务。基于良好的业务感知和业务重点，合理安排主管的日程；通过有效的信息管理和文件预处理、任务跟踪等帮助主管管理时间、聚焦主业务，促进业务目标的达成；把握公文管理各环节的工作，确保和推动公文管理的不断规范；熟悉公司相关管理制度，具备良好的成本意识，协助主管进行费用控制和管理。
2、维护有效工作关系。培养与主管的信任关系和默契，建立主管与自己的工作关系网络，优化与内外部联系人员协作的方法或流程，维护与周边良好融洽的工作关系。
3、跟踪重点业务进展。根据主管阶段工作重点和要求，对重要工作进展和各类遗留问题例行跟踪和监控，做好任务执行风险管理，以便主管及时、全面了解业务进展，推进相关工作。
4、推动流程制度优化和运作效率提升。协助主管高效筹备组织会议，输出纪要，并跟踪会议决议的落实，促成会议目标达成；协助推动相关流程优化，通过部门规范、常用流程的建立与优化，提高部门运作和员工的工作效率。
5、协助营造高效的组织氛围。通过组织各种丰富多彩的文体和户外活动及相关宣传等，促进员工交流，营造轻松高效的工作氛围；作为触角和桥梁，通过上传下达和其他有效措施，提前扫清障碍，帮助部门高效运作和持续健康发展。
（二）岗位要求
1、本科学历，专业不限，文秘及英语专业优先；
2、学习成绩优秀，大学英语六级426分及以上，英语专业须已通过专业四级，通过八级者优先考虑；
3、掌握计算机操作、打字、OFFICE办公软件等基本技能，需进行统一的秘书专业笔试；
4、外形气质大方、举止得体；
5、语言表达流利、清晰、准确。
小编：除了HR内容，秘书岗责是不是跟很多初级HRBP有多相近之处？至于岗位要求，概况起来：颜值高，表达强，英语好、技能硬。
华为秘书在公司怎么定位的？
任正非在1997《在秘书座谈会上的讲话》早就讲透了，整理一些核心观点：
1、秘书是为了解决生产力的
公司为什么聘秘书呢？就是让经理们、研究开发人员、市场营销人员专心从事那些别人做不了，只有他们自己能做的事情，这样的话，秘书就真正地起到了大大解放管理干部、研究人员的职能工作。我们不是为了解放而解放，而是为了服务。
我们就是为了降低整个企业的总体成本，才建立秘书服务队伍的。如果我们不想降低成本，让研究开发人员、高级管理人员自己拖地板、装订文件，无疑减慢了他们的工作速度，降低了工作效率。这就是我们所说的服务的概念，归根到底就是解放生产力。
2、秘书地位有多高
这个问题很难说清楚。举一个例子，美国军队里有一种土官，不叫军官，是士兵的士，叫士官。他们有时候连准将都可以管，但他们甚至连准尉都不是。这是美国军旅制度确定的，土官没有军官资格，可他们在总参谋部做一些非常具体的工作。
所以，秘书的权力、职责大小是与她本人所处的部门、岗位密不可分的，秘书的地位、岗位也是有一定区别的。
秘书不能简单理解为端茶倒水、打字复印，不同地位的秘书其服务的意义也不同。像我们公司这么庞大的秘书队伍，发达国家是养不起的，因为成本太高。美国的公司一般是提供好的工具，要求科技人员自己做文件，下班之前务必做完。华为公司处于中国特色的情况下，所以养得起，有这么一大群秘书。
3、秘书是管理者的助手
这个助手的含义怎么理解，这里面就有一个善解人意的问题。每一个部门、每一个科、甚至每一个课题，在往前推动的过程中哪些事情要发生，有哪些问题要注意，或者哪些方面能够减低他们的工作量，保证他们把全部精力用在主攻方向上，那么我们就应该把这些工作接下来，由我们来承担。
如果觉得担子太重子，可以再加一个秘书，再重了，再加一个秘书。如此往复下去，不就有了秘书科、秘书处了嘛。
助手有高低之分，也有级别之分，大家不要总是争取管理的作用，而忽略了服务的功能。秘书工作中可能有90%都是处理简单事务，可能有10%是助手性工作，因此秘书的服务功能是非常强烈的。这种强烈就表现在所有别人不做的事，都应该由你来做。当然你可以通过分流的方式，比如你打字又快又好，但你可以交给打字员去做，你做一些组织性的工作。

4、秘书分担管理者压力
作为秘书就是要下定决心，不顾一切地去分担管理者的压力。这个分担管理者的压力，不是说替他决策，出主意，而是要减轻他的大量事务性的重复性的劳动，保证他们在主攻方向上投入很大力量，这是我认为的助手的作用。
我曾经在市场部讲过，办事处的行政秘书就是管家婆，把这个家乱七八糟的事情管理起来，主任就可以省心了，减轻了管理者的压力。这些往往都是例行管理的事情。
对于例外管理，还是应该让经理们去操作，而不是你们越俎代疱。至于什么是例行管理，什么是例外管理，去看基本法，都写得很明确。
5、秘书基本功要求是什么
秘书一定要有基本功，具备做一个文员的条件。若一个秘书连文员都做不好，根本就不是一个好秘书。因此，秘书领域范围内的事情，如打字、复印、操作计算机以及其它一系列的工作，都要非常熟悉、熟练，这是今后秘书待遇调整需要考核的一个最基本的要点。
秘书必须能承担文员所能做的一切工作，但是不同的岗位、不同的级别和不同层次，对秘书的要求都不相同，这就需要各级部门自己制定秘书体系的具体要求。
现在我们的秘书队伍是不是能完全担负起这样的责任呢？我觉得可能还有很大差距。因为我认为秘书队伍应在考核管理上重新定位，适当调换。
若办事处正在聘文员，是不是可以适当考核办事处行政秘书能不能担负起行政秘书的责任，如果担负不起来，那么她就做文员，再招一个秘书来管她。新员工管老员，老员工可能不服气，不服气是短暂的，时间长了，也得服气。
6、秘书如何得到提升
女员工一定要注意，提升你们的不是经理，也不是男员工，而是你们自己，只有你们的自己创造你们自己的历史，创造自己的前途和机遇。这些问题，要在工作中慢慢去体会，克服自身缺点，表现自己的优点，发挥强项，使得自己适合时代潮流。
华为公司大发展的滚滚洪流，是不以人们的意志为转移的。干部使用中任人唯亲的现象也不会更多发生，将会为大家提供越来越多的机会，这些机会也靠你们自己去创造。在展露自己才华时，不是靠你说，是要看别人对你的承认。
因此不要认为你们不安心工作，我们就会对你们有看法。我们公司的人才政策一贯讲得是“爱一行，干一行；干一行，专一行”，没有强迫大家去干一行就一定要去爱一行。
秘书如果不团结起来，不大声呐喊，就永远改变不了自己的命运。你们可以多写文章，可以发表，可以上报，提出建设性意见，我们是会参考的。大家都可以发挥积极性，每个人都可以谈认识，讨论怎样做个好秘书。
7、秘书成长讲究悟性
关于秘书的培训，我认为不一定要依赖于公司，每个人时时处处做每一件事，与任何人打交道，都是一个自我培训的过程，这讲究一个悟性。你悟性好，就可以得其精华，就可以成仙。没有这个悟性。机会总是会从你身边错过。
每个人都要加强自我培训，在此基础上上升到公司的体系，那就是写出你的论文来。人人都可以写自己的岗位，也可以写别人，我建议最好写本人的岗位，因为只有自己对自己的岗位认识较深刻，这样可以给我们提供参考意见。
培训也可以共享，各部门组织后，发个NOTES，大家一起来听。深大也有很多秘书专业，可以邀请教授来讲课或者自己去听。 你想提高待遇，你就得多学习，提高自我是必不可少的。如果不提高，就可能淘汰。
8、秘书的男女性别问题
我们选用秘书时，基本上是不考虑专业的，有专业选择的是个别部门，绝大多数部门是没有专业限制的，只考虑潜在发展力量，什么专业都可以进来，我在俄罗谈话时说得很清楚，我们所吸收的一大批俄罗斯博士、硕士、大学生，男性一定要专业对口，女性只要受过本科训练就可以。
你们感到与男性不平等，可以勇敢上前线。不过我认为装机前线生活环境、条件比较艰苦，女性不太适合，如果你们一定要去，希望你们的长官也要照顾一下，别放到连汽车都没有的地方，你们单独走一大截山路怎么办呢？我还不放心呢。
华为公司人才流动是一种很正常的现象，所有应聘的机会你们都可以去挑战。努力是个人争取机会、创造机会，发展自己的唯一道路。
9、秘书未来的职业发展
我认为秘书是可以发展、走向经理岗位的。世界上很多的秘书后来都能够做到很高的职位，秘书地位也并不低，秘书也可以拿高工资，秘书也不必一直做秘书，这是正常的。
因为秘书了解的综合面广，有相当大的适应能力，当她在某一点问题上看破红尘时，她站起来说话甚至比专业人员还要厉害。
所以我们动员一批优秀秘书到前线去，到办事处去，增加对市场的了解，经受市场考验，加强市场意识，利于将来的发展。
华为秘书长什么样？
分享一个华为工作七年的秘书照照，感受一下华为味儿（本文配图女生）。
华为秘书平时都干什么？
推荐一则视频（6分54秒），来自华为企业BG，很有意思。

关于华为秘书小问答
最后，分享华为某研所招聘秘书的Q&A。
Q：华为秘书岗位在日后是否有接触核心业务的机会？能否介绍一下秘书在华为内部发展的道路？
A：只要华为有岗位空缺，同时满足岗位任职资格，就有机会，秘书科中就有人成为了运营工程师，还有人从事了HR的工作。
Q：秘书入职后有没有培训？
A：进入团队，会有导师；还有新员工培训，包括基本知识、普遍知识、秘书技能培训、专业培训等。华为内部拥有各种开放的信息，你可以随时获取你所需要的各种知识，这些都源于积累。
Q：招聘要求提到英语专业要求专八，求职前专八成绩还没出来，怎么办？
A：我们会看应聘者的成绩单，从而预估其英语能力，但是必须要求有专四成绩。
Q：看过介绍，好像秘书科分担了一部分人力资源的活动，这跟华为HR部门什么关系？
A：秘书科其实分属人力资源部，承担大型活动和会务的重任，主要还是因为文秘的专业能力突出。秘书部贯穿华为各领域，不可或缺。
Q：秘书岗位侧重本科生还是研究生？
A：看岗位需求，并无硬性要求，优秀即可。
Q：秘书的薪资信息？
A：起点6k ，还会有奖金，配股，华为有句老话叫“不让雷锋吃亏”。
Q：华为的落户政策？
A：华为一向遵守当地政策。落户与绩效以及在公司的发展意愿挂钩，公司内部会有排名，集中申报，排名等待。
Q：作为秘书科科长，您从业至今最大的收获是什么？
A：零距离接触公司高级主管，学到做人做事的道理，对自身管理能力的提高也有很大帮助。
Q：秘书是否有海外机会？
A：会派优秀秘书去海外学习，取决于自身的资格&工作经历。
Q：秘书需要哪些专业技能？
A：我们需要的技能相信对这里的各位不会是太大的挑战，我们希望员工有责任心，亲和力，优秀的沟通能力和良好的人际理解能力。
Q：秘书的绩效如何考核？
A：一年两次，不是硬性指标，是拉通的对比。
Q：秘书岗位是否招男秘书？是否招理工科男生？
A：对性别和专业无要求。
Q：秘书岗位与华为公司行政的差异？
A：秘书担任部门行政职责，但分属不同体系。
Q：能否介绍一下秘书岗位的职业寿命问题？
A：在华为做到“秘书奶奶”是可以实现的。华为有很多做了十几年的秘书，在秘书领域成就很高。